Pernah nggak sih, kamu merasa tugas dan pekerjaan menumpuk kayak gunung yang nggak ada ujungnya? Seperti ada tumpukan deadline, email yang nggak terbaca, dan daftar panjang hal-hal yang harus diselesaikan, tapi entah kenapa kok rasanya nggak pernah beres-beres. Rasanya seperti berlari di treadmill yang nggak pernah berhenti, kan?
Nah, kalau kamu merasa seperti itu, mungkin sudah saatnya untuk mencoba sistem yang diajarkan di buku Getting Things Done (GTD) karya David Allen. Buku ini bukan cuma teori, tapi merupakan panduan praktis buat kamu yang ingin mengelola waktu dan tugas dengan lebih efektif.
Getting Things Done itu seperti “peta” yang bisa membantumu menyusun arah dan langkah, agar kamu bisa lebih fokus dan produktif, tanpa merasa kewalahan. Dan jangan khawatir, kamu nggak perlu jadi seorang manajer atau CEO untuk memanfaatkan sistem ini. Bahkan, mahasiswa, karyawan, atau pengusaha juga bisa banget menggunakan prinsip-prinsip GTD untuk merapikan hidup mereka!
1. Bersihkan Pikiran dengan Sistem yang Jelas
Pernah nggak kamu merasa pusing hanya karena memikirkan semua hal yang harus dikerjakan? Nah, salah satu prinsip utama dalam Getting Things Done adalah bahwa pikiran yang berantakan akan membuat kita nggak produktif. Kalau kamu terus-menerus berpikir tentang semua hal yang harus dilakukan, itu bisa bikin otak kamu jadi overload, dan malah ngedrop produktivitas.
David Allen mengajarkan kita untuk menulis semua hal yang perlu kita lakukan—baik itu pekerjaan, tugas kuliah, atau hal-hal pribadi—ke dalam trusted system atau sistem yang bisa dipercaya. Intinya adalah dengan menulisnya, kamu bisa menenangkan pikiran dan mengatur prioritas. Kalau nggak, semua yang ada di kepala kita hanya akan mengganggu fokus.
Pelajaran yang bisa diambil: Misalnya, kamu seorang pengusaha yang sedang merintis bisnis dan merasa kewalahan dengan banyaknya pekerjaan. Dengan menerapkan prinsip GTD, kamu bisa mencatat semua tugas dan membaginya menjadi kategori yang jelas: hal-hal yang bisa segera dikerjakan, tugas yang membutuhkan lebih banyak waktu, atau bahkan tugas yang bisa didelegasikan.
Sebagai contoh, seorang pengusaha muda di Jakarta yang merasa stres dengan banyaknya tugas mulai mencatat semua pekerjaannya di aplikasi manajemen tugas. Setelah itu, dia memprioritaskan berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap bisnis. Hasilnya? Bisnisnya berjalan lebih lancar dan dia merasa lebih tenang.
2. Prioritaskan dan Tentukan Tindakan yang Tepat
Sering kali kita merasa terjebak di tumpukan pekerjaan karena kita nggak tahu harus mulai dari mana. Getting Things Done mengajarkan kita untuk selalu menilai dan memutuskan tindakan yang tepat untuk setiap tugas. Bukan hanya menulis daftar tugas, tapi juga memutuskan apakah tugas itu bisa langsung diselesaikan, delegasikan ke orang lain, atau dijadwalkan untuk nanti.
David Allen memperkenalkan konsep yang disebut Next Action. Ini adalah langkah pertama yang harus kamu ambil untuk menyelesaikan tugas. Jadi, nggak perlu khawatir tentang keseluruhan tugas, cukup fokus pada next action—tindakan yang bisa kamu lakukan sekarang juga untuk mendekatkanmu ke tujuan.
Pelajaran yang bisa diambil: Jika kamu seorang karyawan yang memiliki banyak proyek, jangan terpaku pada banyaknya tugas yang harus diselesaikan. Alih-alih merasa overwhelmed, coba identifikasi apa langkah pertama yang bisa kamu ambil untuk memulai setiap proyek. Mulai dari langkah kecil, dan lihat bagaimana semuanya mulai berjalan lebih lancar.
Sebagai contoh, seorang konsultan yang bekerja di perusahaan IT mulai menggunakan sistem GTD untuk menyelesaikan tugas-tugas besar dan rumit. Alih-alih memikirkan proyek besar secara keseluruhan, dia membagi setiap tugas menjadi langkah-langkah kecil yang lebih terkelola. Hasilnya? Produktivitas meningkat, dan proyek selesai tepat waktu.
3. Melakukan Review Rutin untuk Tetap Terorganisir
Salah satu bagian penting dari Getting Things Done adalah melakukan review rutin terhadap sistem yang telah kamu buat. Tanpa evaluasi yang berkala, sistem yang sudah kamu buat bisa jadi berantakan lagi, dan akhirnya kamu akan kembali merasa kewalahan. Allen menyarankan agar setiap minggu kamu melakukan weekly review untuk mengevaluasi apa yang sudah diselesaikan, apa yang belum selesai, dan apa yang perlu diperbaiki.
Melalui review ini, kamu bisa memastikan bahwa semua yang ada dalam sistemmu masih relevan, dan kamu bisa menyesuaikan prioritas berdasarkan keadaan terbaru. Sistem ini membantu kamu tetap terorganisir dan nggak kebablasan dalam menjalankan berbagai tugas.
Pelajaran yang bisa diambil: Misalnya, kamu seorang mahasiswa yang sibuk dengan berbagai mata kuliah. Jangan biarkan tugas menumpuk begitu saja. Setiap minggu, lakukan review terhadap apa yang sudah dikerjakan, apa yang harus diprioritaskan, dan rencanakan langkah berikutnya. Dengan begitu, kamu bisa menghadapi semester dengan lebih siap.
Sebagai contoh, seorang mahasiswa di Yogyakarta yang merasa kesulitan mengatur waktu antara kuliah, tugas, dan organisasi, mulai menerapkan sistem GTD dengan melakukan review setiap minggu. Dia memecah setiap tugas besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan memastikan semuanya terselesaikan tepat waktu. Semester itu, dia berhasil mendapat IPK yang memuaskan dan merasa jauh lebih terorganisir.
3 Takeaways yang Bisa Kamu Terapkan:
- Tuliskan Semua Tugas untuk Mengurangi Beban Pikiran – Jangan biarkan pikiranmu terjebak dalam kekacauan. Tulis semua tugas yang harus dilakukan dan susun dalam sistem yang terorganisir.
- Fokus pada Next Action, Bukan Keseluruhan Tugas – Alih-alih terjebak dalam banyaknya pekerjaan, tentukan langkah pertama yang harus kamu ambil untuk setiap tugas.
- Lakukan Review Rutin untuk Tetap Terorganisir – Evaluasi setiap minggu untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana dan kamu tetap produktif.
Sekarang, apakah kamu siap untuk mengatur hidup dan pekerjaanmu dengan lebih terstruktur? Getting Things Done bisa jadi sistem yang tepat untuk membantu kamu jadi lebih produktif dan nggak stres lagi dengan tumpukan tugas. Kalau kamu merasa artikel ini bermanfaat, jangan lupa like, komen, atau share supaya lebih banyak orang yang bisa memanfaatkan tips GTD ini!
